Phân loại những mục tiêu của bạn

Chào những người bạn !

Nói ra hơi ngại, vì chính bản thân tôi đã có rất nhiều lần muốn viết về đề tài này, nhưng rồi nó lại ì trệ, bởi chính cái tính cách hay trì hoãn của tôi !

Trong cuộc sống chúng ta, mỗi người đều có những quan điểm riêng, sở thích khác nhau, hoàn cảnh sống không ai giống ai. Cũng như, mỗi người có một công việc, chuyên môn khác nhau, mà từ đó sinh ra những dự định, mong muốn cá nhân. Chắc hẳn, tôi hay là bạn đã và luôn đặt ra những dự định, danh sách các việc phải làm, nhưng không ít nhiều lần chính chúng ta đã trì hoàn những dự án, công việc mà lẽ ra nó phải hoàn thành từ lâu rồi.

Động lực làm tôi muốn viết về đề tài này chính là từ nguyên nhân tôi đã có một thói quen xấu khi đọc, cũng như lướt web, tìm tài liệu. Bookmark 10, nhưng đọc chưa hết 1.

Chúng ta phải phân định rõ các nhiệm vụ, và hoạt động đó trong hai ranh giới rõ ràng :

Quan trọng hay Cấp bách ? : Đối với các nhiệm vụ và hoạt động của bạn, thiết lập các ưu tiên chủ yếu là việc phân biệt “số ít quan yếu” với “số nhiều tầm thường”. Có bốn loại nhiệm vụ mà bạn phải đối mặt mỗi ngày. Khả năng sắp xếp những nhiệm vụ này theo nhóm thích hợp có thể giúp bạn tăng đáng kể năng suất của mình. Mỗi nhiệm vụ có thể được xếp vào một chiếc hộp hay góc phần tư riêng.

Góc phần tư thứ nhất : Cấp bách và quan trọng

Một nhiệm vụ quan trọng là một việc có tác động dài hạn đến sự nghiệp của bạn. Một nhiệm vụ cấp bách là một việc không thể bị trì hoãn. Một nhiệm vụ vừa quan trọng, nhưng lại vừa cấp bách là một việc rất cấp thiết đối với bạn. Nó được quyết định chủ yếu bởi những yêu cầu từ ngoại cảnh đối với thời gian của bạn, bởi những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn phải bắt đầu và hoàn thành nhằm kiểm soát được công việc của mình. Có những người bạn phải gặp, những việc bạn phải làm và những nơi bạn phải đi. Có những khách hàng cần gặp mặt, những nhiệm vụ cần hoàn thành và những hoạt động mà những người khác cho rằng bạn phải thực hiện. Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian trong ngày vào những nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách. Những nhiệm vụ quan trọng nhất và những ưu tiên lớn nhất của bạn đều là những việc cấp bách và quan trọng. Đây được gọi là “góc phần tư cần làm ngay tức thì“.

Góc phần tư thứ hai : Quan trọng nhưng không cấp bách

Loại nhiệm vụ thứ hai là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Chúng có thể được trì hoãn ít nhất là trong ngắn hạn. Một ví dụ về nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách là một báo cáo quan trọng bạn phải viết, phê duyệt và nộp vào trước cuối tháng. Hoặc một bài nghiên cứu ở trường đại học. Đây là một việc rất quan trọng đối với điểm số của bạn vào cuối học kỳ, nhưng cũng là việc có thể trì hoãn sau nhiều tuần hoặc cuối tháng – chuyện thường xuyên xảy ra. Hầu hết các bài tập nghiên cứu được viết vào tối hôm trước hạn nộp. Việc từng là quan trọng nhưng không cấp bách bỗng nhiên trở nên vô cùng khẩn cấp. Trong suốt cuộc đời, bạn bị xoay quanh bởi những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Việc đọc những cuốn sách quan trọng trong lĩnh vực của mình, học các khóa bổ sung, nâng cao kỹ năng và trình độ đều rất quan trọng đối với thành công của bạn về lâu về dài, nhưng chúng không phải là những việc cấp bách. Vì thế, hãy trì hoãn chúng. Hầu hết những người thất bại hay đạt kết quả thấp trong công việc đã trì hoãn việc nâng cao các kỹ năng và năng lực của mình quá lâu đến mức họ bị xem thường hoặc qua mặt bởi những người quyết tâm và quyết liệt hơn, những người mong muốn đạt được thành quả và trọng trách lớn hơn. Thậm chí một việc đơn giản như tập thể dục cũng rất quan trọng đối với sức khỏe của bạn nhưng không phải là việc cấp bách. Bạn có thể trì hoãn chúng trong một thời gian dài giống như hầu hết mọi người. Các bác sỹ cho biết 85% những vấn đề chủ yếu về sức khỏe mà mọi người gặp phải khi về già có thể tránh được nếu như họ có các thói quen về sức khỏe hợp lý khi trưởng thành, bao gồm chế độ ăn và tập thể dục. Những nhiệm vụ này rơi vào “góc phần tư của sự hậu quả“.

Góc phần tư thứ ba : Cấp bách, nhưng không quan trọng.

Có những người bước vào văn phòng của bạn, gọi điện thoại, gửi tin nhắn hay thư điện tử cho bạn, nhưng sự phản hồi của bạn đối với những tác nhân này lại hầu như không có giá trị gì đối với công ty hay công việc của bạn. Đây là những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này thuộc vào nhóm thường được gọi là “góc phần tư của sự đánh lừa” . Mọi người nghĩ rằng họ làm những hoạt động này trong ngày thì hẳn chúng phải có giá trị nào đó, nhưng họ chỉ đang tự để mình rơi vào những việc không quan trọng đối với sự nghiệp. Nhiều người dành tới một nửa thời gian của mình vào những việc cấp bách nhưng không quan trọng. Chúng là những việc vui vẻ, dễ dàng và thú vị nhưng lại không mang lại kết quả trong công việc. Hầu hết những hoạt động này là việc tán gấu với đồng nghiệp, những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị.

Góc phần tư thứ tư : Không cấp bách và không quan trọng.

Loại hoạt động thứ tư mà mọi người thực hiện trong công việc là những nhiệm vụ vừa không cấp bách vừa không quan trọng. Những hoạt động này thuộc vào “góc phần tư lãng phí”. Nhiều người tham gia vào các hoạt động không có giá trị đối với bản thân hay công ty. Việc đọc những e-mail rác hay các trang tin thể thao, đi mua sắm trong ngày hoặc lái xe lòng vòng giữa các cuộc hẹn trong khi nghe đài đều là các ví dụ về những hoạt động vừa không cấp bách cũng vừa không quan trọng. Chúng hoàn toàn gây lãng phí thời gian và không đóng góp gì cho cuộc sống của bạn.

Xây dựng các thói quen tốt trong công việc.

Một bi kịch lớn là khi bạn làm một việc gì đó lặp đi lặp lại, bạn sẽ nhanh chóng hình thành nên một thói quen. Và khi đã hình thành, những thói quen này sẽ rất khó bỏ. Nhiều người đã có thói quen dành phần lớn thời gian của mình vào những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị rồi sau đó lại bất ngờ vì mình bị sa thải hoặc bỏ lỡ các cơ hội thăng tiến. Chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả là hãy thiết lập các ưu tiên và luôn luôn xử lý những việc vừa cấp bách vừa quan trọng , tức là những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất. Khi bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ vừa cấp bách vừa quan trọng, hãy lập tức chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách vào thời điểm hiện tại. Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách thường là những nhiệm vụ và hoạt động có thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn về lâu dài.

Bài viết có tham khảo một số nguồn.